Il contrasto tra diritto di estrazione  delle copie da parte del socio di s.r.l. ed esigenze di riservatezza della società va risolto alla luce del generale principio di buona fede, la cui applicazione allo specifico rapporto sociale comporta che il diritto alla consultazione della documentazione sociale e alla estrazione di copia possano trovare specifica limitazione laddove alle esigenze di controllo "individuale" della gestione sociale, cui è preordinato il diritto del socio ex art. 2476, co. II, c.c., si contrappongano non pretestuose esigenze di riservatezza fatte valere dalla società.

L’estrazione di copia dei documenti oggetto di ispezione costituisce una facoltà accessoria che deve essere giustificata dal socio e che può essere limitata ovvero esclusa nei casi in cui prevalga l’interesse sociale alla riservatezza dei dati e delle informazioni presenti nella documentazione visionata, onde evitare che il loro contenuto possa essere divulgato o utilizzato impropriamente.

L’esclusione della facoltà di estrazione delle copie non preclude, ad ogni modo, al socio di promuovere un’azione giudiziale, ben potendo questi, nell’ambito del processo esperito acquisire, con un ordine di esibizione ai sensi dell’art. 210 c.p.c., la documentazione in precedenza esaminata in sede di ispezione effettuata ai sensi dell’art. 2476, co. II, c.c..

Il diritto di informazione e di accesso alla documentazione sociale, espressamente riconosciuto ai soci di società a responsabilità limitata che non partecipano all'amministrazione dall'art. 2476 comma 2 c.c., si configura quale manifestazione di un potere di controllo individuale in capo ai singoli soci sulla gestione sociale, di per sé non subordinato ad alcuna dimostrazione di specifico interesse, potere che si esplica in due direzioni: (a) il diritto di avere informazione attraverso l’acquisizione di notizie dall’amministratore sullo svolgimento degli affari sociali e (b) il diritto di consultazione diretta della documentazione sociale. L’oggetto di ispezione da parte del socio è ampio e funzionale ad un controllo sulla gestione della società, nella norma non si ravvisa alcuna limitazione se non che l’esercizio del diritto deve uniformarsi al rispetto dei principi di buona fede e correttezza. Di conseguenza, la richiesta di un impegno di riservatezza non costituisce una limitazione al diritto azionato da un socio qualora sorgano esigenze di riservatezza della società che possono trovare fondamento in particolari rapporti o situazioni inerenti ai documenti da esaminare (ad esempio, il coinvolgimento di soggetti terzi nelle trattative con la società rende di per sé giustificabile la richiesta di riservatezza con specifico impegno del socio a non diffondere le informazioni acquisite oltre l'orizzonte cui è funzionale l'ispezione e il controllo sulla gestione della società). Al contrario, il diritto ad estrarre copia dei documenti ispezionati non fa strettamente parte della facoltà di informazione e consultazione del socio, tanto che l’art. 2476 comma 2 c.c. parla unicamente di diritto del socio ad avere notizie dagli amministratori sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare i libri sociali e i documenti relativi alla amministrazione. Solitamente, la facoltà di avere copia è accordata quando il controllo del socio ha ad oggetto la contabilità sociale che implica l’esame analitico di una rilevante mole di dati numerici che non può essere condotta in un tempo ragionevole presso la sede della società o dove la contabilità viene conservata: in queste situazioni la facoltà di avere copia dei documenti è strumentale alla effettività del controllo [nel caso di specie, pertanto, il Tribunale ha ritenuto legittimo il rifiuto della società di rilasciare copia dei documenti inerenti le trattative in corso, stante le esigenze di riservatezza e la mancata indicazione, da parte del socio richiedente, delle ragioni che rendevano necessaria la copia di tali documenti].

Deve essere concessa al socio la possibilità di estrarre copia della documentazione sociale consultata ai sensi dell'art. 2476, co. 2, c.c., tenuto conto che tale possibilità appare connaturata alla effettività dell'esercizio del diritto di controllo, altrimenti in fatto limitato o, comunque, richiedente modalità di consultazione che, data la complessità della documentazione da esaminare, risulterebbero eccessivamente onerose ovvero non esaustive.

L’esercizio della facoltà di controllo non trova limiti specifici, se non quelli desumibili dal comportamento secondo buona fede e, in genere, dalle esigenze di tutela della società medesima; attengono all'esercizio della suddetta facoltà anche la possibilità di estrarre copia della documentazione richiesta, nonché di operare l'esame così richiesto attraverso terzi professionisti appositamente incaricati.

Il diritto di controllo può essere esercitato in via potestativa, senza che il socio debba indicare o dimostrare l'utilità della documentazione a cui intende accedere rispetto ad uno specifico interesse fermo restando il limite di azioni palesemente abusive e del necessario rispetto di esigenze di riservatezza di sociali. Pertanto, salvi casi di palese violazione del dovere di buona fede e salve le esigenze di riservatezza della società, che possono comportare l’adozione di accorgimenti opportuni, come il mascheramento di dati sensibili o la stipulazione di accordi di riservatezza, negare al socio la possibilità di estrarre copia dei documenti, sia pure a sue spese, si traduce in una violazione mediata del diritto del socio a esercitare il controllo ex art. 2476, co. 2, c.c.

L’interesse del socio a informarsi e ispezionare la documentazione relativa alla gestione non è strettamente legato al tempo di formazione del singolo documento ed è ben possibile che una verifica sull’operato degli amministratori, anche ma non soltanto ai fini di un’azione di responsabilità, richieda l’esame combinato di documenti formatisi in tempi diversi, purché tuttora conservati dalla società e quindi nell’arco dei dieci anni previsti dall’art. 2220 c.c.

L’interesse del socio a informarsi e ispezionare i documenti sociali, per sua natura, è normalmente incompatibile con i tempi di un giudizio ordinario di cognizione.

L'assunto di eccessiva onerosità dell’importo richiesto in pagamento dalla società all'attrice per evadere la sua richiesta di ottenere estratti dei documenti sociali, nella sua estrema genericità, appare chiaramente da respingere alla luce di: copiosità dei documenti da fotocopiare (circa 1600 pagine); urgenza di soddisfacimento della richiesta avanzata (a fronte della intimazione di un termine di appena dieci giorni); piena (altro…)

La circostanza che il socio di s.r.l che richieda l'accesso alla documentazione sociale ex art. 2476, comma secondo, c.c. sia stato in precedenza amministratore non vale a giustificare un diniego da parte della società, né a limitare l'accesso alla sola documentazione attinente il periodo successivo alla cessazione della carica. (altro…)

Nella s.r.l. il socio che non partecipa all'amministrazione ha il diritto soggettivo potestativo di consultare ed estrarre copia dai libri sociali e da tutta la documentazione relativa all'amministrazione della società, al fine di avere contezza dell'andamento societario e di controllare l'attività gestoria: sussiste quindi un (altro…)