Il diritto del socio non amministratore di s.r.l. all’ispezione della documentazione e delle scritture contabili costituisce un diritto potestativo che può essere fatto valere in ogni momento al fine di soddisfare il suo concreto interesse al buon funzionamento dell’attività gestoria e ad avere contezza dell’andamento societario. In tal modo il socio è messo nelle condizioni di potersi determinare con cognizione di causa in merito al successivo esercizio di altri diritti sociali e facoltà a lui spettanti, come il diritto di voto e di recesso, o anche eventualmente all’esperimento di un’azione di responsabilità e/o revoca nei confronti degli amministratori.

Il diritto di controllo pieno ed incondizionato di consultare documenti inerenti alla gestione, come disciplinato dall’art. 2476, co. 2, c.c., spetta al socio anche nella fase di liquidazione della società e viene esercitato nei confronti dei liquidatori.

Il potere di controllo del socio non amministratore di s.r.l. deve svolgersi nel rispetto di alcuni limiti, segnatamente osservando il principio di buona fede e correttezza.

La richiesta di accesso indiscriminato a tutte le mail aziendali risulta connotata da abusività: il diritto di consultazione della documentazione sociale non si estende a qualsivoglia documentazione presente in società ma solo a quella concernente la gestione della società. Tra essa vi può certamente rientrare anche la corrispondenza via mail qualora essa abbia la valenza di “documenti relativi all’amministrazione”, ma il diritto di consultazione non può ritenersi sussistente indistintamente con riferimento a tutte le mail sociali che di regola, hanno assai vario contenuto, anche “deformalizzato” e non necessariamente attinente a veri e propri atti gestori nel senso fatto proprio dalla normativa in esame. Pertanto, la pretesa di consultare in via del tutto indiscriminata ed indistinta tutta la corrispondenza via mail, senza alcuna perimetrazione neppure “di massima” e senza alcun ragionevole criterio di selezione rende non accoglibile la relativa istanza.

La competenza territoriale in tema di domanda di ispezione ex art. 2476, co. 2, c.c. va vagliata sulla scorta della proposizione della domanda, con la conseguenza che tale domanda deve essere necessariamente radicata ove i documenti sono collocati, quindi salvo prova contraria, presso la sede legale. In caso di società controllate, qualora il socio proponga due distinte domande ispettive (una per la documentazione della controllante ed una per la documentazione della controllata), non può essere invocato il cumulo di cui all’art 33 c.p.c., posto che il diritto ispettivo non riguarda i medesimi documenti, essendo relativi a due società differenti, benché una sia controllata dall’altra.

La valutazione della fondatezza del ricorso cautelare con cui il socio che non partecipa all’amministrazione della s.r.l. domanda di avere accesso alla consultazione della documentazione inerente alla gestione della società tiene conto, sul piano del fumus, della previsione contenuta all’articolo l’art. 2476 co. 2 c.c., la quale stabilisce che i soci che non partecipano all’amministrazione della s.r.l. hanno il diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite un professionista di loro fiducia, i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione. Sul piano del periculum, tale valutazione può essere fondata sulla documentata mancanza di risposta alla richiesta formale di informazioni avanzata dal ricorrente e sul rifiuto della banca di fornire direttamente la documentazione in mancanza di autorizzazione della società.

Sopravvenuta la cessazione della materia del contendere, la fondatezza della domanda cautelare comporta che le spese vengano poste a carico della parte convenuta, che ha reso necessario provvedere ad instaurare il rimedio cautelare.

Il diritto del socio non amministratore di ricevere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare i libri sociali e la documentazione gestoria previsto dall’art. 2476, secondo comma, c.c. ha natura potestativa e ha la finalità di consentire al socio di avere contezza della gestione, affinché possa esercitare ulteriori diritti e facoltà, fra i quali, ad esempio, l’esperimento di eventuali azioni di responsabilità nei confronti degli amministratori, il diritto di recesso e il diritto di voto.
Non si tratta quindi di un diritto esercitabile soltanto al fine di tutelare gli interessi della società, ma anche interessi individuali del socio, il quale non ha nemmeno l’onere di esprimere il motivo per il quale la potestà ispettiva è esercitata.

Nondimeno, il diritto previsto dall’art. 2476, secondo comma, c.c. non è privo di limitazioni, in quanto deve essere esercitato nei limiti della correttezza e degli obblighi collaborativi che devono connotare i rapporti sociali, cosicché deve essere contemperato con l’interesse della società al buon funzionamento dei suoi apparati amministrativi e alla tutela delle informazioni riservate.
Sotto il primo profilo, la società richiesta dell’ispezione deve essere messa in condizione dal socio di poter individuare la documentazione da mettere a disposizione, posto che una generica istanza comporterebbe la necessità di dover rintracciare documentazione così vasta ed imprecisata da sottrarre in modo improprio risorse alla normale gestione dell’impresa.
Sotto il secondo profilo, il ragionevole contemperamento degli interessi può giustificare l’oscuramento di certi dati o l’imposizione di determinate modalità di accesso da parte del giudicante in sede contenziosa, ad esempio esclusivamente mediante professionisti e con imposizione ai medesimi di un vincolo di segretezza e divieto di consegna dei documenti.

Anche la richiesta di notizie circa l'attività liquidatoria rientra nell'ambito del diritto previsto dall'art. 2476, secondo comma c.c., ed il fatto che il socio possa essere informato rispetto  a taluni aspetti specifici della gestione non esclude il suo diritto ad ottenere una compiuta informazione rispetto all’intera attività svolta dal liquidatore.

Per quanto concerne il requisito del periculum in mora, va osservato che esso risulta essere connaturato al diritto di ispezione riconosciuto al socio, posto che il protrarsi ingiustificato del diniego di accesso alla documentazione fa emergere il pericolo che ai soci possa essere irrimediabilmente impedito di contrastare con gli strumenti a loro disposizione l'eventuale mala gestio degli amministratori.

Nel ricorso d'urgenza per l' accesso ai documenti sociali il periculum in mora risiede nella necessità, per il socio non amministratore, di poter esercitare tempestivamente il proprio diritto di controllo sulla gestione sociale. Si tratta invero di un diritto non patrimoniale finalizzato anche ad evidenziare criticità nella gestione e ad esercitare tempestivamente le opportune reazioni, dal che discende che l’attesa del giudizio di merito potrebbe pregiudicare gravemente la posizione del socio e i suoi diritti, anche patrimoniali, derivanti dalla partecipazione alla società.

Non esclude l’urgenza la circostanza che il socio abbia chiesto solo dopo alcuni anni l’accesso a documentazione risalente, ben potendo il socio controllare l’operato dell’amministratore ad ampio spettro ed esaminare anche documentazione risalente di qualche anno, al fine di verificarne l’operato e di fare emergere eventuali irregolarità manifestatesi successivamente.

L’oggetto del controllo di cui all’art. 2476, co. 2, c.c., sia con riferimento alle informazioni, sia con riferimento alla documentazione sociale, ha uno spettro ampio: il perimetro del potere di indagine conoscitiva del socio non partecipante alla gestione nella s.r.l. ha ad oggetto tutti i documenti e/o le informazioni di cui l’organo amministrativo dispone per una corretta gestione della società, non ravvisandosi nella norma alcuna limitazione, se non che l’esercizio del diritto deve uniformarsi al rispetto dei principi di buona fede e correttezza.

Dato l’ampio confine dell’oggetto del controllo, il perimetro dei poteri di ispezione del socio di una s.r.l. si definisce sui documenti relativi all’amministrazione della società e comprende, quanto all’oggetto, tutta la documentazione ragionevolmente necessaria ovvero in concreto esaminata/utilizzata dall’organo amministrativo per l’esercizio delle proprie funzioni e conseguentemente da reputarsi nella materiale disponibilità giuridica della stessa. Il controllo dei soci non amministratori nella s.r.l. è assimilabile al controllo sindacale previsto in tema di s.p.a.

Le modalità di esercizio del diritto di consultazione vanno individuate con applicazione del principio di buona fede, al quale va dunque ricondotto il concreto esercizio del diritto in discussione, con la conseguenza che, in applicazione di tale principio, al socio va riconosciuta la possibilità di: (i) estrarre copia, a sue spese, di tale documentazione, atteso che l’estrazione di copia appare connaturata all’effettività dell’esercizio del diritto di controllo, altrimenti in fatto limitato o, comunque, richiedente modalità di consultazione che, data la complessità della documentazione da esaminare, risulterebbero eccessivamente onerose ovvero non esaustive; e (ii) consultare presso la sede sociale o in altro luogo ove la documentazione si trova.

Il diritto del socio che non partecipa all’amministrazione ad esercitare il controllo sulla gestione della S.r.l., anche per il tramite dell’accesso ai documenti, non può pregiudicare il diritto della società a mantenere la riservatezza su dati sensibili, che il socio potrebbe utilizzare contro di lei. Il rischio di una strumentalizzazione del diritto di accesso è più evidente quando il socio è in posizione di potenziale concorrenza, perché opera nel medesimo settore. Il diritto alla consultazione della documentazione sociale ed alla estrazione di copia dei documenti può, infatti, essere limitato - salvo concretizzare il bilanciamento caso per caso - attraverso il “mascheramento preventivo dei dati presenti nella documentazione”, quali, ad esempio, i dati relativi ai nominativi di clienti e fornitori (sostituiti da una simbologia che consenta la riconciliazione dei dati) che, se divulgati, potrebbero dare luogo ad uno svantaggio in termini di concorrenza ai danni della società partecipata dallo stesso socio ricorrente.

Invero, nel contemperamento degli interessi contrapposti, appare necessario tutelare anche quello della società resistente a mantenere riservate, rispetto al socio che opera per società concorrenti quelle informazioni che possono attribuire sul mercato alla società un certo vantaggio competitivo o comunque quelle informative attinenti all’assetto sociale che se rese note alla società concorrenza possono portare detrimento.

Tali cautele si pongono, peraltro, anche in linea con la stessa tutela dei soci onde evitare situazioni negative alla Società partecipata, pur riconoscendo il diritto al socio stesso di accesso alla documentazione societaria.

Occorre dunque sempre bilanciare il diritto "individuale" della gestione sociale, cui è preordinato il diritto del socio ex art. 2476 c.c. secondo comma, con il diritto della società a mantenere riservate alcune informazioni strategiche per lo sviluppo del proprio business, laddove alle esigenze di controllo del socio si contrappongano non pretestuose esigenze di riservatezza fatte valere dalla società.

Va escluso che un soggetto possa esercitare in via diretta il diritto di accesso alla documentazione di una società della quale non è socio, trattandosi di opzione sicuramente estranea alla cornice disegnata dall’art. 2476 comma 2 c.c. e priva di altra base normativa. Tuttavia, è del tutto ragionevole e coerente con il concreto atteggiarsi dei rapporti tra holding e società controllate direttamente e indirettamente, ritenere che il socio della holding abbia il diritto di essere informato (dall’organo amministrativo della controllante di cui è socio) anche su cosa succede “a valle”, nelle società controllate, la cui gestione è l’attività specifica della capogruppo. In proposito, si deve ritenere che l’organo amministrativo della holding debba senz’altro conoscere la documentazione sociale e quella attinente alle scelte gestionali di maggior rilevanza e che, di norma, la sua conoscenza non si spinga/debba spingersi a dati che riguardano la minuta operatività ordinaria delle società sottoposte a controllo/coordinamento.

Il perimetro del diritto di informazione del socio sui documenti relativi all’amministrazione della società da lui stesso direttamente partecipata deve intendersi comprensivo di tutta la documentazione ragionevolmente necessaria ovvero in concreto esaminata o utilizzata per l’esercizio delle proprie funzioni dall’organo amministrativo della società soggetta al potere di ispezione e conseguentemente da reputarsi nella materiale disponibilità giuridica della stessa, nella necessaria coincidenza fra poteri di gestione e poteri di controllo di una società di capitali, quale assicurata nell’attuale assetto normativo dal controllo sindacale nella s.p.a. e dal controllo dei soci non amministratori nella s.r.l.

È inammissibile, poiché proposto nei confronti di un soggetto privo di legittimazione passiva, il reclamo avverso l’ordinanza cautelare che non abbia accolto, insieme alla richiesta per l’ottenimento di un provvedimento di ostensione della documentazione societaria, anche la richiesta di emissione di un provvedimento di condanna dell’amministratore unico della società resistente al pagamento di una somma di denaro per ogni giorno di ritardo nell’adempimento.

L’ordine impartito con l’ordinanza ex art. 700 c.p.c. e 2476, co. 2, c.c., benché destinato a essere eseguito mediante la necessaria cooperazione degli amministratori della società cui è riferibile la documentazione oggetto di ostensione, deve intendersi rivolto esclusivamente a detto ente, il quale costituisce l’unico soggetto dotato di legittimazione passiva rispetto alla domanda cautelare. Non fa eccezione a tale regola la domanda ex art. 614 bis c.p.c., formulata al fine di garantire l’effettività della tutela invocata, non potendosi ancorare la legittimazione passiva dell’amministratore al solo fatto che l’esecuzione del provvedimento richiede necessariamente la cooperazione dell’organo gestorio della società reclamata.

Ai sensi dell’art. 2476, co. 2, c.c., il socio non amministratore di s.r.l. è titolare ex lege di un diritto soggettivo a svolgere l’ispezione delle scritture contabili e dei documenti amministrativi della società partecipata, diritto che integra il contratto di società e a cui corrisponde specularmente l’obbligo della società di consentire tale attività. Tale obbligo deve essere adempiuto, ex art. 1176, co. 2, c.c., con la diligenza professionale richiesta dalla natura societaria del rapporto di controllo del socio.

Il diritto del socio ha come contenuto l’informazione “sullo svolgimento degli affari sociali” e la “consultazione” dei libri sociali e dei documenti amministrativi dove essi si trovano e, dunque, lo svolgimento dell’attività ispettiva, all’esito della quale il socio può estrarre, a proprie spese, copia dei documenti ritenuti utili e rilevanti. Il socio non ha invece diritto di confezionare e detenere una contabilità e una documentazione amministrativa parallela a quella formata, tenuta e conservata dalla società. In particolare, il socio non ha il diritto a vedersi inviata documentazione a semplice richiesta e a prescindere dallo svolgimento dell’attività ispettiva e tuttavia, per converso, la società ben può, con ciò riconoscendo la legittimità della richiesta, inviare al socio copia di documenti che questo richieda, facendo così venir meno l'interesse all’ispezione.

Il diritto di ispezione del socio deve essere esercitato nei limiti della buona fede, la quale deve permeare tanto l’esercizio dei diritti quanto l’adempimento degli obblighi derivanti dal contratto sociale; al superamento di tali limiti, l’esercizio del diritto trasmoda nell’abuso.

La circostanza che il socio sia stato in passato amministratore della società non comporta la compressione del diritto di ispezione amministrativa e contabile.

In analogia con quanto previsto dall’art. 2261 c.c. in tema di controllo sulla gestione di società di persone da parte dei soci che non partecipano alla relativa amministrazione, anche nelle società a responsabilità limitata il diritto alla consultazione dei libri e documenti sociali è riconosciuto a qualunque socio non amministratore ai sensi dell’art. 2476 c.c., indipendentemente dalla consistenza della partecipazione di cui lo stesso sia titolare. Tale diritto comprende, quale necessario corollario, anche la facoltà di estrarre copia, a proprie spese, dei documenti esaminati.

Deve essere concessa al socio la possibilità di estrarre copia della documentazione sociale consultata ai sensi dell'art. 2476, co. 2, c.c., tenuto conto che tale possibilità appare connaturata alla effettività dell'esercizio del diritto di controllo, altrimenti in fatto limitato o, comunque, richiedente modalità di consultazione che, data la complessità della documentazione da esaminare, risulterebbero eccessivamente onerose ovvero non esaustive.

L’esercizio della facoltà di controllo non trova limiti specifici, se non quelli desumibili dal comportamento secondo buona fede e, in genere, dalle esigenze di tutela della società medesima; attengono all'esercizio della suddetta facoltà anche la possibilità di estrarre copia della documentazione richiesta, nonché di operare l'esame così richiesto attraverso terzi professionisti appositamente incaricati.

Il diritto di controllo può essere esercitato in via potestativa, senza che il socio debba indicare o dimostrare l'utilità della documentazione a cui intende accedere rispetto ad uno specifico interesse fermo restando il limite di azioni palesemente abusive e del necessario rispetto di esigenze di riservatezza di sociali. Pertanto, salvi casi di palese violazione del dovere di buona fede e salve le esigenze di riservatezza della società, che possono comportare l’adozione di accorgimenti opportuni, come il mascheramento di dati sensibili o la stipulazione di accordi di riservatezza, negare al socio la possibilità di estrarre copia dei documenti, sia pure a sue spese, si traduce in una violazione mediata del diritto del socio a esercitare il controllo ex art. 2476, co. 2, c.c.

L’interesse del socio a informarsi e ispezionare la documentazione relativa alla gestione non è strettamente legato al tempo di formazione del singolo documento ed è ben possibile che una verifica sull’operato degli amministratori, anche ma non soltanto ai fini di un’azione di responsabilità, richieda l’esame combinato di documenti formatisi in tempi diversi, purché tuttora conservati dalla società e quindi nell’arco dei dieci anni previsti dall’art. 2220 c.c.

L’interesse del socio a informarsi e ispezionare i documenti sociali, per sua natura, è normalmente incompatibile con i tempi di un giudizio ordinario di cognizione.